RFPとは？サイトリニューアルにともなう「依頼書」と「提案書」について

業務システムの改変や開発基盤の見直しなどをベンダーに依頼する場合、要件定義書と一緒にRFP (提案依頼書) を提示します。コンペであれば案件獲得業者が決まるのは、依頼書に回答する提案書にかかっています。選定業者がすでに決まっているケースでも、要件定義書と提案依頼書は、開発途中において発注側と請負側の認識に齟齬をきたさないために必要です。ウェブサイトのリニューアルでも同様に、制作途中や公開後のトラブルを防ぐためにもRFPを用意しておきましょう。

RFPを作成する理由

要件定義はその字のごとく、達成するために要する条件を明確に決めること。生産管理や管理会計で用いられるシステム導入であれば、具体的な要件定義が必要になります。ただしウェブサイトのリニューアルであれば、要件定義書から一歩踏み込み、目的を達成するためのプロセスや、公開までのスケジュールまで盛り込んだドキュメントが理想です。発注する側の依頼書がわかりやすければ、請け負う制作サイドは丁寧に回答し、リアリティのある提案書を提出するはずです。

提案依頼書に盛り込む内容

RFPはプロジェクトをローンチするにあたって、実現可能な可用性を示すものになります。
以下は、コーポレートサイトのリニューアルに際し、発注側で作成された依頼書に記載された項目例です。

1. プロジェクトについての説明

サイトリニューアルに至るまでの背景と、サイトの目的を述べます。依頼書には発注サイドが現サイトに抱える問題点、新サイトのKPI、想定するターゲットや、競合他社のURLが記載されています。

2. デザインの要件

コーポレートカラーやロゴについてレギュレーションがあれば、明文化します。RFPに述べておくと、発注する側はプロジェクトメンバー間で情報を共有、いつでも振り返れるという利点があり、制作サイドも誤った認識を起こしにくくなります。

3. ストロングポイント

他者と差別化し、自社の強みをサイト内でどうアピールしていくか。依頼した制作会社からの回答が、期待以上であるためには、まず発注側がウェブサイトで訴求したい部分を明示する必要があります。数字、業績、成り立ちなど、思いつく自社の長所を箇条書きにして示してもよいでしょう。

4. 採用ページの有無

多くの企業が、採用ページとコーポレートサイトを別々に見せる構成を取り入れています。例えば、採用ページは「スマートフォン」からのアクセスを考慮し、関連ディレクトリをまるごとサブドメインに格納。各ページにSNSボタンを設置する一方、動画コンテンツだけのページを置くといった。最近の傾向として、就活生の親の閲覧も意識した「親向け」のコラムを展開する採用サイトが増えています。サイトリニューアルで採用サイトを新しく設けるなら「親ウケ」「親カク」というワードと一緒に、「親向け」もおさえておきたいポイントです。

5. 作業範囲と想定ボリューム

既存コンテンツをまるごと、新サイトに移行するのか、それとも取捨選択していくのか。モバイルサイトの設計は、レスポンシブデザインか、スマートフォン専用サイトを設けるかを記載します。スマートフォン対応項目については、制作サイドに委ねてもかまいません。

レスポンシブウェブは、URLが同じで管理と手間がかからないイイ面が強調されてきましたが、ファイルの読み込みに時間がかかるというマイナスの部分もあります。とくにPCでリッチなデザインを採用するとスマートフォンでの表示が遅くなります。検索でユーザーにアクセスしてもらっても、表示スピードが遅ければ直帰してしまいます。レスポンシブデザインを採用するのなら、制作サイドはGoogleの検索順位が低くなることを回避するための策を提案書に取り入れる必要があります。

6. 制作における前提条件

検証環境

検証環境の範囲について、双方の認識をあわせておきます。ビー・オー・スタジオの場合、クライアントには提案書とは別に「検証環境制作仕様書」を提出しています。そこにはPCの場合の対応OSと対応ブラウザ、スマートフォンとタブレットの場合の対応OSと対応ブラウザを表組で一覧にし、レスポンシブデザインの場合のブレイクポントも記載しています。

メタタグ情報

ウェブ制作の現場には、クライアントからメタ情報が届かず、公開前に慌てた経験のある人が少なくないのでは。発注側から支給されるメタ情報は、画像素材などと一緒に用意してもらった方が、制作サイドとしては安心して作業が進められます。発注サイドはメタタグを渡せるタイミングだけでも依頼書に記載しておくと、公開まで何かとスムーズです。