円滑なコミュニケーションを目指しプロジェクト管理を工夫

プロジェクト管理におけるコミュニケーションにはさまざまな方法があります。複雑・高度化するウェブサイト構築において、弊社で利用する方法をそれぞれの特徴を交えて紹介します。

複雑化・高度化するウェブサイト構築

ウェブサイトの構築に必要な作業は多岐にわたります（下図参照）。
検討すべき課題の量から、担当者の認識の齟齬、スピード感の差、情報の取りこぼしなど、従来のメールでは対応が難しくなってきています。近年は、そういった問題点を解決しコミュニケーションを支援してくれるツール・サービスが多数存在します。

社内利用事例を通して、プロジェクト管理におけるコミュニケーション方法

（画像1）WBS (Work Breakdown Structure) で示すと、ウェブサイト制作に関する課題はこんなにたくさんある。

メールでプロジェクト管理をするデメリット

ビジネスにおいてメールを利用したコミュニケーションは、やりとりの記録が残る上に送信者側のタイミングで連絡ができるというメリットがあります。しかしプロジェクト管理となると、次のようなデメリットが生じます。

同じ件名で複数の課題が議論される
課題の担当者が誰になるかわかりにくい／二重に対応してしまう
課題の期限がわかりにくい
課題の現在の状態が判断できない
メールの量が多すぎて検索しても見つからない

課題管理ならBacklogがおすすめ

[Backlog]はウェブ上で利用できる国産のプロジェクト管理ツールです。制限はありますが、無料プランから利用できます。中規模のプロジェクトであればスタータープランやスタンダードプランの利用がおすすめです。

Backlogには次のような機能があります。
– メンバー管理
– 課題（タスク）管理
– ファイル管理
– バージョン管理
Backlogを使うと、課題ごとにスレッドを立ち上げることができます。課題スレッド上では、進行状況の把握や担当者の変更、スケジュールの設定やリマインドメール送信ができるため「あの情報はどこにあるか」「この課題はいつが期限なのか」といったメールでありがちなトラブルの回避に役立ちます。
何を・いつまでに・誰が担当するか、といった基本でありながらもメールでは解決しないタスクを多角的にマネージメントできます。
同時にファイルの管理機能を使い、作業を進めるにあたり必要な資料に優先順位をつけることができます。その際にメールの添付は不要となり、結果的にプロジェクトに必要なコミュニケーション機能を満たすサービスと言えます。

Googleアカウントが使えるのであればスプレッドシートを利用

Googleアカウントが利用可能な場合、Googleスプレッドシートを利用することも可能です。課題管理用シート（弊社では課題管理表と呼んでいます。）を作成し、関係者同士で管理することで、1ファイルですべての課題の情報（内容、担当者、進行状況）が集約できます（画像2）。

共同作業を前提としているGoogleスプレッドシートなら、シートのバージョン管理も可能です。
弊社では100を超える原課 (げんか・担当課) の関わる官公庁様のウェブサイトの保守・運用をしています。お客様の都合でコミュニケーションはすべてメールです。それらの情報を社内担当者でGoogleスプレッドシートに転記し、社内のプロジェクトメンバーに共有する、という方法でプロジェクト管理を円滑に進めています。

社内システムの都合で外部サービスが使えない場合は、スプレッドシートではなくMicrosoft Excelで管理することも可能です。メール添付でやりとりするため共同作業には向かず、バージョン管理もできない反面、1ファイルですべての課題の詳細（内容、担当者、進行状況）が把握できることには変わりないため、メールとの併用で十分管理が可能です。